B9: Yhteinen kokouskäytänne T&K johtamisen välineenä

Sanna Juvonen, Laurea-ammattikorkeakoulu
Aiheet: 2. Yhteistyö, Yleinen

Esityksessä kuvataan Laurea-ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehittämis- (T&K) hankkeiden valmisteluun liittyvää prosessia: hyvää käytäntöä, jonka avulla ammattikorkeakoulun eri kampuksilla ja korkeakouluyksiköissä T&K-työtä tekevät pystyvät ohjaamaan strategisesti Laurean T&K-toimintaa.  Laurea on systemaattisesti osallistanut henkilöstönsä mukaan T&K-työhön. T&K-toiminnan vaikuttavuutta on haluttu lisätä muun muassa keskittymällä Laurean osaamisalueisiin ja kasvattamalla ulkoisen kilpaillun rahoituksen määrää. Tämä tarkoittaa sitä, että lähes kaikilla laurealaisilla on mahdollisuus osallistua hankevalmisteluun ja kehitellä uusia ideoita. Edellytyksenä on se, että hankeidea liittyy toimintaympäristössä havaittuun ongelmaan tai kehittämistarpeeseen. Hankeidea voi syntyä julkaisun, aiemman hankkeen pohjalta tai esimerkiksi rahoittajan tavoitteista.  Kaikki hankeideat tarvitsevat valmisteluluvan ja sen myöntää Laureassa tutkimusohjelmajohtaja, T&K-vararehtori sekä korkeakouluyksikön johtaja. Hankevalmisteluprosessi käynnistyy siten, että vastuuvalmistelija hakee valmistelulupaa sähköisellä lomakkeella. Lomakkeita käsitellään viikoittain järjestetyissä kokouksissa, joihin osallistuu valmisteluluvan myöntävien henkilöiden lisäksi kokouksen puheenjohtaja, T&K-johtaja, Laurean läpileikkaavien teemojen koordinaattorit sekä tutkimuspalvelupäällikkö, joka välittää päätöksenteon jälkeen vastuuvalmistelijalle tietoa mahdollisista tukipalveluista. Hankeidean vastuuvalmistelija kirjaa lomakkeelle hankeidean avaintietoja ja esittelee kokouksessa hankeideaa mm. seuraavista näkökulmista: mikä on hankkeen konsortio, millainen on ollut Laurean läpimenoprosentti edellisissä samaan rahoitushakuun tähtäävissä ideoissa, miten idea liittyy Laurean strategiaan ja minkälainen aikataulu valmistelussa on. Lisäksi keskustellaan hankeen valmisteluun käytetystä työajasta suhteessa hankkeen rahoitukseen ja mietitään, tulisiko ideaa vielä kirkastaa suhteessa rahoittajan painopisteisiin.   Hankevalmisteluun liittyvä kokouskäytänne tukee Laurean TKI-toimintaan liittyvää muuttuvaa toimintakenttää. Jatkuvasti muuttuvan alan strateginen johtamistyö korostuu ja valmistelulupakokouskäytänne takaa sen, että Laurean hankevalmistelut vastaavat T&K rahoitusinstrumenttien hakukriteereihin, hankeideat eivät ole keskenään kilpailevia, sopivat ajankohtaisiin rahoitushaun kriteereihin ja nivoutuvat osaksi Laurean tutkimusohjelmia.  Valmistelulupakokous tukee Laurean T&K -hankevalmistelua ja tukee matriisiorganisaation sisäistä viestintää ja päätöksentekoa.