A8: Tutkimuslupa ja tutkimuksen tietosuoja – kuinka ne viedään tiedekuntiin

Anneli Lehtisalo & Maija Belliard, Tampereen yliopisto
Aiheet: 1. Vastuullisuus, Yleinen

Vuonna 2016 astui voimaan EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja sen mukainen tietosuojalaki tuli voimaan Suomessa 2019. Säädöksillä pyritään turvaamaan jokaisen oikeutta henkilötietojensa suojaan. Ne määrittelevät, missä yhteydessä ja miten henkilötietojen käsitteleminen on mahdollista. Henkilötietojen suoja koskee myös tieteellistä tutkimusta, ja uusien, varsin tarkkojen säädösten soveltaminen tutkimuksen arjessa on luonut haasteita niin tutkijoille kuin tutkimuksen tukipalveluille. Tutkimuslupa on prosessi, joka samoin kuin tietosuoja suojaa tutkittavien oikeuksia. Tutkimuslupa informoi tutkimuksen kohteena olevaa ja pyrkii varmistamaan sen, että tutkittavia ja heistä kerättävää tietoa käsitellään eettisesti ja asianmukaisesti. Tietosuojasta ja tutkimusluvista huolehtiminen kuuluvat olennaisena osana hyvään tieteelliseen käytäntöön (Hyvä tieteellinen käytäntö ja sen loukkausepäilyjen käsitteleminen Suomessa. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohje 2012).  Tässä esitelmässä käsittelemme Tampereen yliopiston tutkimuslupakäytäntöä sekä sitä, miten sen avulla on edistetty tietosuojasäädösten käyttöönottoa tiedekunnissa. Tuomme esiin tietosuojasäädösten soveltamiseen liittyviä haasteita ja kehittelemme yhdessä osallistujien kanssa keskustellen hyviä käytänteitä ongelmien ratkaisemiseksi.   Tampereen yliopiston tutkimuslupakäytäntö on ollut verrattain tiukka (https://www.tuni.fi/fi/tutkimus/vastuullinen-tiede/hyva-tieteellinen-kaytanto/tutkimusluvan-pyytaminen-tampereen-yliopistossa). Yliopisto on edellyttänyt tutkimuslupaa kaikilta niiltä, jotka käsittelevät yliopistoa organisaationa, sen opetusta tai siellä tapahtuvaa oppimista tai hyödyntävät yliopiston resursseja tutkimusaineiston keruuseen. Tutkimuslupa on edellytetty myös yliopiston omalta henkilökunnalta ja opiskelijoilta. Tiukan käytännön perusteena on ollut tutkittavien etujen suojaaminen ja uuden tietosuojalainsäädännön myötä erityisesti sen varmistaminen, että tutkimus noudattaa hyvää tieteellistä käytäntöä, säädösten mukaisia tietosuojakäytäntöjä sekä huolellista tietoturvaa. Koko yliopistoa käsittelevien tutkimusten luvat myöntää yliopiston provosti, ja tiedekuntaa käsittelevien tutkimusten puolestaan tiedekunnan dekaani.  Toimimme Tampereen yliopiston Tutkimus- ja innovaatiopalvelujen yksikössä tutkimusasiantuntijoina. Tutkimusasiantuntijoiden tiimi on uusi tiedekunnille tarjottava tukipalvelu. Jokaiseen tiedekuntaan on sijoitettu tutkimuksen prosessit hyvin tunteva tutkimusasiantuntija, joka koordinoi tukipalveluja tutkijoille ja joka kehittää tiedekunnan tutkimustoimintaa ja -ympäristöä tutkimusvaradekaanin tukena ja työparina. Työhön kuuluu myös tutkimushallinnon tehtäviä, kuten tutkimuslupien valmistelu dekaanin hyväksyttäväksi. Tutkimuslupien käsittely on toiminut meille myös kurkistusikkunana tiedekunnan tutkimuksen valmisteluun, erityisesti aineistonhallintaan, tietosuojaan ja tietoturvaan, sillä hakemuksen liitteisiin kuuluu muun muassa tutkimussuunnitelma aineistonhallintasuunnitelmineen ja tietosuojailmoitus. Kokemuksemme pohjalta olemme kartoittaneet tutkimuslupaprosessin ja tutkimuksen tietosuojan keskeisiä ongelmia, lähtien siitä, että tutkijat eivät aina hahmota, mikä on henkilötieto, eivätkä siten ole edes tietoisia tietosuojan tarpeesta tutkimuksessaan. Tietosuojakoulutukselle ja -konsultaatiolle onkin todella suuri tarve. Viimeisen vuoden aikana olemme myös pyrkineet kokemustemme pohjalta kehittämään tietosuojan periaatteiden omaksumista ja tutkimuslupaprosessia Tampereen yliopistossa.  Tämän esityksen ja siihen liittyvän keskustelun avulla haluamme paitsi tuoda esiin oppimaamme myös painottaa tutkimuslupaprosessin merkitystä osana hyvää tieteellistä käytäntöä. Haluamme keskustella muiden yliopistojen tutkimuslupa- ja tutkimuksen tietosuojakäytännöistä, jakaa kokemuksia hyvistä käytännöistä sekä ideoida keinoja tietosuojan ja yleisesti hyvän tieteellisen käytännön juurruttamiseksi tutkijan kiireiseen arkeen. Erityisesti haluaisimme pohtia yhdessä sitä, mikä on tutkimuspalveluiden rooli tutkimuksen tietosuojan huomioimisessa ja tutkijoiden tukemisessa tietosuoja-asioissa esimerkiksi hankevalmistelujen yhteydessä.