A6: Korkeakoulun rooli henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen käsittelyssä

Heidi Laine, CSC
Aiheet: 1. Vastuullisuus, Kokeneille

Avoimen tieteen periaatteiden noudattaminen ja arkaluonteisen tutkimusdatan tutkimuskäyttö voivat edellyttää henkilötietoja sisältävän aineiston siirtämistä korkeakoulun ympäristöstä kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi kun tutkimusaineisto avataan data-arkiston kautta tai kun arkaluonteisen datan analysointiin tarvitaan suurta laskentatehoa tai muita ominaisuuksia, joita korkeakoulun omat ratkaisut eivät kata.  Jos tutkimusaineisto on tuotettu työsuhteessa korkeakouluun, korkeakoulu on usein henkilötietojen rekisterinpitäjä. Mikä on korkeakoulun vastuu ja rooli tällaisessa tilanteessa? Miten korkeakoulu ja sen tutkimushallinto voivat varmistaa, että sekä avoimuuden hyvät käytännöt että tietosuojalainsäädännön noudattaminen toteutuvat? Keskeinen hallittava tekijä on käytettävän palvelun valinta ja suhde palvelun tuottajaan. Rekisterinpitäjänä korkeakoulun on kyettävä osoittamaan toimivansa tieosuojalainsäädännön mukaisesti myös silloin, kun henkilötietoja käsittelee ulkopuolinen palveluntarjoaja.  Korkeakoulujen ja valtion omistama erityistehtäväyhtiö Tieteen tietotekniikan keskus – CSC käynnisti keväällä 2022 sisäisen kehitysprojektin selvittääkseen kuinka sen tutkimuspalvelujen käyttäjäprosessit tukisivat parhaalla mahdollisella tavalla asiakasorganisaatioita tietosuojalainsäädännön velvoitteiden täyttämisessä. Erityisasemasta johtuen CSC:ssä oltiin kiinnostuneita tekemään enemmän kuin lain velvoittama vähimmäismäärä. Projektissa kartoitettiin henkilötietoja sisältävän tutkimusdatan käsittelyn erilaisia käyttötapauksia korkeakoulun ja tutkijan/TKI-toimijan sekä ulkopuolisen palveluntarjoajan välisen suhteen ja roolijaon näkökulmasta. Näiden pohjalta määriteltiin CSC:n tutkimuspalveluille viiteprosessit tutkimusdatan oikeuksien hallintaan sekä palveluntarjoajan, eli CSC:n, että korkeakoulun näkökulmasta.  Syksyllä 2022 kehitysprojektissa määriteltyjä prosesseja on tarkoitus ryhtyä toimeenpanemaan muun muassa palveluiden sopimuskäytäntöjä, käyttöpolitiikkoja ja käyttöominaisuuksia kehittämällä.  Tässä puheenvuorossa/työpajassa esittelemme projektin tuloksena syntyneitä käyttötapauskuvauksia sekä viiteprosesseja. Tarjoamme yleisölle mahdollisuuden kommentoida tuloksia tavalla, jolla on suoraa vaikutusta käytännön toimeenpanotyöhön. Työpajassa on myös tilaisuus pohtia korkeakoulujen omia henkilötietoja sisältävään tutkimusdataan liittyviä prosesseja.