A2: TKI-/tutkimustoiminnan ja tietohallinnon yhteistyö korkeakouluissa?

Jaakko Riihimaa, AMK tietohallintojohdon AAPA-verkosto & Jarmo Kauppinen, Centria AMK
Aiheet: 2. Yhteistyö, Yleinen

Korkeakouluissa tietohallinnon edustajien rooli on mahdollistaa ydintoiminnot – tutkimus- ja TKI-toiminta sekä opetus – ja tukea näiden prosessien toteutumista. Tämän esityksen kohteena olevassa työpajassa nostetaan esiin ja työstetään keskeisiä näkökohtia, joita tutkimus-/TKI-toiminnan ja tietohallinnon yhteistyön suhteen olisi hyvä ottaa huomioon. Esityksen perustana on avoimen TKI-toiminnan ja tietohallinnon yhteistyöstä viime vuosina AMK-sektorilla käyty keskustelu, ja mm. sensitiivisen ja avoimen datan käsittelyn hyvin erilaiset tarpeet. Yhteistyön kysymyksiä peilataan työpajassa erityisesti Centria AMK:n tuoreesta toimintamallista saatujen kokemusten kautta. Centriassa toteutettiin 2021 tietohallinnon organisaatiomuutos, jossa tapahtui voimakas jalkautuminen TKI- ja opetustiimeihin. TKI-tiimien kautta mm. pureuduttiin aineistonhallinnan kehittämiseen, kartoitettiin ja uudistettiin toimintatapoja, rakennettiin tarkempia tiedon käsittelyohjeita ja määritettiin TKI-tiimeille tietoteknisiä työkaluja ja alustoja. Myös korkeakoulujen välinen benchmarking toteutettiin. Peruslähtökohta on yhteisen keskustelukielen löytäminen. Yhteinen vuoropuhelu ja hankkeiden suunnitteluvaiheen osallistaminen palvelee tätä tarkoitusta. Esimerkiksi avoimesta datasta puhuttaessa on muistettava, että termi ”data” on käsitteenä hyvin monimerkityksellinen. Se saattaa mm. koulutustaustasta johtuen tarkoittaa tietohallinnon ammattilaisille jotakin aivan muuta kuin tutkijoille tai TKI-hanketoimijoille.  Tietohallinnon näkökulmasta datan käsittelyprosessit ja niihin liittyvät roolit ja työnjako on toinen tärkeä seikka. Avoin TKI-toiminta ja avoin data eivät ole niinkään ongelmallisia, mutta kun datan käsittelyprosesseihin liittyy mitä tahansa käyttöoikeusrajoitteita, niistä tulee kaikkien osapuolten olla yhtäläisesti selvillä.  Tutkimuksen ja TKI-toiminnan spektri voi olla todella laaja ja ulottua ”maitopurkin suunnittelusta korkean teknologian tuotteisiin”. TKI voi käsitellä terveysalan projekteissa sensitiivistä henkilödataa tai teknologiatutkimuksissa NDA:n alaista materiaalia. Koko skaalan aineistonhallinta pitäisi olla jäsennetty ja kuvattu niin, että TKI ja tietohallinto molemmat puhuvat samaa kieltä ja tietohallinto pystyy auttamaan eteen tulevissa haasteissa. Tutkijoiden tietotekninen osaaminen omasta tutkimuskohteestaan on yleensä huomattavasti pidemmällä tasolla kuin tietohallinnon edustajilla. Esimerkiksi saatetaan tarvita tietyllä tavalla eriytettyä ja segmentoitua, korkeakoulun normaalista tietoteknisestä ympäristöstä irrallaan olevaa kokonaisuutta vaikkapa IOT-, tietoturva- tai robotiikkatutkimuksessa. Käyttöoikeusrajoitteita voivat tyypillisesti olla järjestelmien pääsynhallintaan ja käyttäjähallintoon liittyvät oikeudet ja rajoitteet. Nämä puolestaan voivat olla seurausta monistakin organisaatiotasoisista linjauksista, kuten korkeakoulun arkkitehtuuri- ja tietoturvaperiaatteista taikka riskienhallinnasta, mutta myös ns. luottamusverkostojen keskinäisistä kansallisista ja kansainvälisistä sopimuksista, järjestelmiä yhdistävien integraatioiden rajoituksista, käyttöoikeuslisensseistä jne. Tähän liittyvät myös ulkoisten TKI-yhteistyökumppaneiden ja korkeakoulun väliseen viestintään käytettävät työkalut ja niiden standardisoiminen. Lainsäädäntö luonnollisesti asettaa omat puitteensa, ja eri säädökset rajoittavat myös tietohallinnon prosesseja ja teknologioita. Oman alueensa muodostaa vielä datan, laitteiden ja palveluiden tutkimushankkeiden jälkeinen elinkaari, jota tulee miettiä jo hankkeiden suunnitteluvaiheessa. Esimerkkejä näistä kysymyksistä ovat pääsynhallinta, laitteiden kontrollointi, mahdollinen osaamisvaje henkilöiden vaihtuessa, datan ja laitteiden pitkäaikaissäilytyksen hallinnoiminen, hankkeissa rakennettujen (sähköisten) palveluiden omistajuus ja vastuut. Toimivan tutkimusympäristön tuottamiseksi pitää hankesuunnittelussa olla keskinäinen ymmärrys ja luottamus, ja myös reunaehtojen hyväksyminen puolin ja toisin. Tietohallinnoilla on omat vastuualueensa ja hyvällä viestinnällä voidaan huolehtia siitä, ettei sieltä aseteta tahattomia esteitä toiminnalle. Korkeakouluissa niin opetusympäristöjen, tutkimus-/TKI-ympäristöjen ja tietohallinnon kehittämisen tiekarttojen tulisi edetä yhtenevästi, sillä ne kaikki ovat riippuvaisia toisistaan. Näitä ja vastaavia tutkimus- ja TKI-toiminnan ja tietohallintojen yhteisiä kysymyksiä ja tähänastisia kokemuksia on tarkoitus käydä läpi nyt tutkimuspäiville 2022 hyväksyttäväksi esitettävässä työpajassa.